■目次「職務分掌マニュアルのあり方・作り方・使い方」フリーWebカレッジ


NPO法人フリーWebカレッジ 組織運営学科 コース000030 担当講師:蒔苗昌彦    


<目次>

●パート1「職務分掌マニュアルのあり方」 

セクション1「当コースが対象とするマニュアルとは」  

セクション2「職務分掌マニュアルのあり方・結論」

  2‐1「規定として位置づけること」
  2‐2「迅速に改訂できること」
  2‐3「極力簡素なレイアウト・デザインとすること」
  2‐4「職務分掌マニュアルを統括管理する職務を設けること」

セクション3「規定と職務分掌マニュアルの関係」

  3‐1「規定という概念の定義」
  3‐2「規定が必要な理由」
  3‐3「規定に包含される職務分掌マニュアル」
  3‐4「職務規定の細則としての職務分掌マニュアル」
  3‐5「職務分掌マニュアルの個々のネーミング」
  3‐6「要約」
  3‐7「小さな組織における規定と職務分掌マニュアル」

セクション4「職務分掌マニュアルという用語誕生の経緯

セクション5「職務分掌マニュアルによって明確となる職務責任・職務権限」


●パート2「職務分掌マニュアルの作成」 作成・制作・製作の仕方

セクション1「職務分掌マニュアルの基本構成」

セクション2「職務分掌マニュアル制作のステップ」

  2‐1「プロジェクトチームの結成」
  2‐2「プロジェクトの進行ステップ」   
  2‐3「各ステップの概要」
  2‐4「進行上の留意点」

セクション3「準備」    

  3‐1「基本的な考え方」
  3‐2「事務局の設置」
  3‐3「組織図の確認」
  3‐4「職務単位の組織図の作成」
  3‐5「 職務分掌マニュアル作成対象の職務の確定」
  3‐6「プロジェクトメンバーの選出」
  3‐7「説明会実施」

セクション4「作業項目一覧表の“空表”の作成」

  4‐1「基本的な考え方」
  4‐2「毎日型か年度型か確認する」
  4‐3「作業の分類」
  4‐4「作業項目一覧表の“空表”の作成」
  4‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション5「作業項目の洗い出し」

  5‐1「基本的な考え方」
  5‐2「該当欄への記入」
  5‐3「『その他』欄への記入」
  5‐4「『随時』欄への記入」
  5‐5「作業項目の整理」
  5‐6「番号の付与」
  5‐7「作業概要一覧表の添付」
  5‐8「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション6「スケジュール表の作成」

  6‐1「基本的な考え方」
  6‐2「年度型職務」
  6‐3「毎日型職務」
  6‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション7「委任判定」

  7‐1「基本的な考え方」
  7‐2「規定作業」
  7‐3「随時指示作業」
  7‐4「委任作業」
  7‐5「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション8「規定手順書の作成」

  8‐1「基本的な考え方」
  8‐2「作業手順書の形式」
  8‐3「作業手順書の他に規定化すべきことの文書化」
  8‐4「文章で表すことができない場合」
  8‐5「註の活用」
  8‐6「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション9「参考手順書の作成」

  9‐1「基本的な考え方」
  9‐2「作成の方法」
  9‐3「作業手順以外の参考情報の扱い」
  9‐4「プロジェクトの進捗に応じた調整」

セクション10「作業手順以外の情報の整理」

  10‐1「基本的な考え方」
  10‐2「図」
  10‐3「写真」
  10‐4「帳票類」
  10‐5「その他の情報」
  10‐6「別冊資料一覧」

セクション11「総論の作成」

  11‐1「基本的な考え方」
  11‐2「取り扱うべき項目」
  11‐3「書式」

セクション12「冊子化」

  12‐1「基本的な考え方」
  12‐2「構成」
  12‐3「目次」
  12‐4「ページ番号」
  12‐5「印刷」
  12‐6「製本」
  12‐7「表紙」
  12‐8「版下情報の管理」
  12‐9「電子化する場合」

セクション13「改訂管理」

  13‐1「基本的な考え方」
  13‐2「職務分掌マニュアルの正式規定化と総務部による全社管理」
  13‐3「改訂を申請する義務」
  13‐4「改訂の可否を決裁する義務」
  13‐5「改訂報告を受けた総務部の義務」
  13‐6「改訂申請書」
  13‐7「定期点検」
  13‐8「改訂結果古くなってしまったページの処理」


●パート3「職務分掌マニュアルの使い方」(活用の仕方・利用法)   

セクション1「職務分掌マニュアルが一番のメリットを発揮する使い方」

セクション2「その他の使い方やメリット」

  2‐1「新人教育がやりやすくなる」
  2‐2「異動時の引き継ぎがしやすくなる」
  2‐3「標準化がしやすくなる」
  2‐4「打ち合わせがしやすくなる」
  2‐5「実務の評価が明瞭となる」
  2‐6「暗記の手間が減る」
  2‐7「創意工夫を促進する」

セクション3「職務分掌マニュアルが必要な職務/不要な職務

以上

※「職務分掌マニュアルのメリット一覧表」PDF

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職務分掌の定義(職務分掌とは?)

「分掌」の意味を「役割分担」とすることを前提とした場合、
職務分掌の定義は「職務ごとに割り振られた役割分担」として妥当だと私は思う。

しかし、現状(2008年3月)の日本においては、その定義や、解釈、扱い方にバラつきがある。どのようにバラつきがあるか全て列挙すると文字数が過多になるので、一例をあげると次の通り。

1.組織を構成する各部門や各部署に割り振られた役割(との解釈)
2.部長や課長などの各職位に与えられた基本的な役割(との解釈)
3.「業務分掌」と同義としたり、ニアリーイコールとする(扱い方)

さて、「名は体を表す」との諺が示唆するところを前提とすれば、「職務」という言葉に、「部門」や「部署」のことを指すような意味づけをすることは避けるべきである。したがって、上記1の解釈は避けるべきである。また、「職務」という言葉に、「職位」のことを指すような意味づけをすることは避けるべきであり、したがって上記2の解釈は避けるべきである。さらに同様の理由により、上記の3の解釈も避けるべきである。つまり、職務分掌とは、その名の通りあくまでも「職務の分掌(役割分担)」とし、「部門の分掌」としても「職位の分掌」としても「業務の分掌」としても扱うべきではないと判断して妥当であろう。

以上を前提とした場合、今度は「職務」という概念を明確にする必要が出てくる。この用語の定義文は何通りかの表現が可能であるゆえ、むしろ現状においてそれを「職務」と呼んで差し支えない仕事上の役割を確認することを通じて、その概念を明確にするほうがよいだろう。 それは、たとえば、電車運行業務における「運転士」「車掌」「運行指令」「保線」「車両点検」等、旅客機運航業務における「機長」「副操縦士」「客室乗務員」等である。これらを職務と呼んでも差し支えなかろう。また、内閣を構成する職務として、「総理大臣」およびその他分野別の大臣が定められるが、たとえばロッキード事件において「総理大臣の職務権限」がキーワードとなったことが、それを職務と呼んで差し支えないことを法的にも裏付けている。

ちなみに、職務の責任は、その職務に就いた人間(個人)が負うことになる。その職務を設定したことや、職務に就いた人間に対する監督責任などはさておき、職務の責任は部門や部署が集団責任を負うのではなく、あくまでもその職務に就いた人間(個人)が責任を持つのである。だからこそ、ロッキード事件において「総理大臣の職務権限」をふるい贈賄者に便宜を図ったとの理由で、総理大臣という職務に就いていた個人(故・田中角栄氏)の責任が問われたのである。

以上からして、前述の1、2、3のような解釈や扱い方は避けるべきとの考え方は強化されたと思う。

ただし、前述の1、2、3のような解釈や扱い方をする人において、このようにして「職務分掌」や「職務」「分掌」の言葉の意味を絞り込むことで社会的に重大な支障が発生するとの判断がある場合にはこの限りではない。ついては、もしそうした判断がある方がいらっしゃる場合には、また別の定義を提唱して頂きたい。  by蒔苗昌彦 2008年3月

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